[試算表] 資料驗證幫助輸入資料節省時間並統一輸入的內容 下拉式選單 日期選擇都不是問題-Google Sheets

有很多人拿 Google Sheets 來當作一家公司或是工作室的訂單管理。為了避免協同使用者輸入的數值不一,可以使用「資料驗證」功能,來讓每一位使用者輸入資料的時候可以統一化並且節省時間。資料驗證簡單來說可以規定哪些儲存格允許輸入規定的數值。舉例來說遇到需要輸入時間的儲存格時,點擊儲存格時就會自動跳出日歷讓使用者選擇,且如果輸入日期以外的格式時,也會標示與資料驗證不符合的儲存格。所以資料驗證可說是每個人都需要學起來的功能!非常實用!

如何設定資料驗證?

這邊就以舉例實境情況來說明如何使用資料驗證。下面的範例有分為商品類型價格訂單時間三個欄位。如果沒有設定資料驗證的話就只能一個一個文字輸入,很容易造成輸入的內容意思是一樣的卻問字不一樣的問題。

要設定資料驗證非常容易,只需要在設定的儲存格上按右鍵,並且選擇資料驗證,就會跳出資料驗證的設定視窗,根據你想要驗證的類型來設定即可。下面會繼續來介紹幾個比較常使用的驗證類型。

項目清單

根據不同需求的儲存格,可以設定不同的資料驗證。最常使用的應該是項目清單
項目清單簡單來說就是下拉式選單,它可以規定這一格只能選擇定義好的文字,適合用於商品、分類等等特定文字的選擇類型上。

下面的例子就是以四項商品來當驗證的項目,並且四個商品用 “,” 來區分即可。

設定完成後就可以看到該格的儲存格已經變成下拉式選單的樣式了。

數值範圍

當你想要驗證數值只能輸入一個範圍,數值這個驗證條件就非常適合你。以這一次的範例來說由於價格是不可能為負的,所以為了減少人為的疏失我設定一個區間來驗證輸入的資料。

當輸入的數值不符合剛剛驗證的條件時,就會出現警告的標記。

日期

如果定義日期這個條件的話可以統一日期輸入的格式,並且在輸入的時候會跳出日期的介面讓使用者選擇,非常方便。

結語

以上簡單的介紹幾種比較常使用的資料驗證,驗證資料功能的好處應該很清楚的看得出來,可以減少人為的疏失也可以有效的提升整體輸入的效率,不管在做任何內容的試算表不妨來試試看驗證資料這個功能唷!

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